Privacy Statement – Deikwijs Advocaten

Download het Privacy Statement als PDF.

Deikwijs Advocaten specialiseert zich in de juridische uitdagingen van de digitale samenleving. Wij staan mensen en organisaties bij die vooroplopen door technologische innovatie of met hun werk een hoger belang nastreven. Het spreekt voor zich dat wij het recht op privacy en bescherming van persoonsgegevens belangrijk vinden. In dit Privacy Statement informeren wij u over hoe wij binnen ons kantoor met uw
persoonsgegevens omgaan.
Dit Privacy Statement is van toepassing wanneer u een (potentiële) cliënt van ons bent, wanneer u gebruik maakt van onze website (www.deikwijs.nl) (hierna: ‘de Website’), wanneer u contact met ons opneemt in verband met een vraag of verzoek, wanneer u bij ons solliciteert en/of wanneer wij op een andere wijze direct of indirect een zakelijke relatie met u hebben.

Contactgegevens

Deikwijs Advocaten LLP is de verwerkingsverantwoordelijke en gevestigd aan de Panamalaan 8A, 1019 AZ in Amsterdam. Telefonisch kunt u ons bereiken op 020 – 26 14 614, per e-mail via info@deikwijs.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van u verwerken:

Persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u contact met ons opneemt

Dit betreffen persoonsgegevens die u invult op het contactformulier op onze Website of persoonsgegevens die u verstrekt wanneer u telefonisch en/of via e-mail contact opneemt. Dit kunnen bijvoorbeeld zijn uw naam, e-mailadres en overige gegevens die u zelf verstrekt zoals de inhoud van uw vraag of verzoek.

Wanneer u reageert op een vacature of wanneer u een open sollicitatie stuurt, kunnen wij persoonsgegevens van u verwerken die u aan ons in het kader van de sollicitatieprocedure verstrekt. Het kan daarbij onder andere gaan om uw naam, e-mailadres, informatie die is vastgelegd in uw CV en/of uw sollicitatie- brief, gegevens over uw professionele of academische achtergrond (referenties, cijferlijsten, getuigschriften, Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) etc.) alsmede de gegevens die u gedurende de procedure ver- strekt, waaronder verslagen van gesprekken die wij met u hebben. Wij kunnen ten behoeve van een sollicitatieprocedure ook openbare (zakelijke) websites raadplegen zoals LinkedIn.

Persoonsgegevens die wij van u verwerken wanneer u een (potentiële) cliënt van ons bent

Dit betreffen persoonsgegevens die nodig zijn voor de behandeling van een zaak, zoals: uw naam, ge- slacht, e-mailadres (werk en privé), telefoonnummer (werk en privé), naam en vestigingsadres van de organisatie waar u werkzaam bent, uw functie, declaratieadres, en alle andere informatie die u in het kader van onze dienstverlening aan ons verstrekt. Wanneer wij u als privépersoon bijstaan, kunnen wij u vragen om uw identiteitsbewijs en gegevens daaruit vastleggen in onze administratie.

Persoonsgegevens die Deikwijs ontvangt of genereert door het gebruik van onze Website en via onze nieuwsbrieven of uitnodigingen per e-mail

Wanneer u gebruik maakt van onze Website of wanneer u onze e-mails leest en hierop klikt kunnen wij persoonsgegevens verwerken die in kaart brengen hoe u met de door ons verstrekte informatie omgaat. Wij kunnen in dat verband onder andere uw IP-adres, MAC-adres of ander uniek nummer verwerken als- mede de browser die u gebruikt, de pagina’s die u bezoekt en het tijdstip en datum van uw bezoek.

Wij maken gebruik van cookies op onze website. Wij plaatsen functionele cookies die zorgen dat de ge- kozen taal instelling wordt onthouden en dat de Website op de juiste manier getoond wordt. Wij maken ook gebruik van analytische cookies van Google Analytics. Wij hebben deze analytische cookies ingesteld conform de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens, zodat deze slechts geringe impact hebben op uw privacy. Tenslotte maken wij gebruik van cookies afkomstig van Twitter, die het mogelijk maken onze Twitter feed op de Website te tonen.

Persoonsgegevens die wij verwerken in het kader van onze werkzaamheden

Ook wanneer u geen cliënt bij ons bent kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Dat is bijvoorbeeld het geval wanneer u (contactpersoon van) een wederpartij bent in een zaak die wij behandelen of wanneer u een leverancier van ons bent. Wij kunnen in dat geval bijvoorbeeld de volgende persoonsgegevens vastleggen: uw naam, geslacht, e-mailadres (werk en privé), telefoonnummer (werk en privé), naam van de organisatie waar u werkzaam bent, gegevens over de geleverde goederen en diensten en de afhandeling daarvan, gegevens over de zaak waarin u de wederpartij bent.

Persoonsgegevens uit openbare bronnen

Wanneer u contact met ons opneemt of wanneer u een cliënt of een wederpartij van ons bent kunnen wij persoonsgegevens van u verwerken die wij krijgen uit (openbare) bronnen zoals zakelijke websites zoals LinkedIn, het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Wij zetten ze voor u op een rij:

Verlenen en verbeteren van diensten

Wanneer wij juridische diensten aan u leveren verwerken wij hiervoor persoonsgegevens van u. Dit geldt voor het aanbieden en leveren van de dienst alsmede voor de facturatie daarvan. Wanneer u zelf geen directe zakelijke relatie met ons hebt, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken om diensten te kunnen verlenen aan onze cliënten. Hiervoor hebben wij bijvoorbeeld persoonsgegevens nodig van wederpartijen of andere belanghebbenden. Wij leveren gespecialiseerde diensten op hoog niveau. Wij blijven onszelf en onze dienstverlening voortdurend verbeteren en kunnen hiervoor indien nodig uw persoonsgegevens ver- werken.

Om u op de hoogte te houden van onze dienstverlening, om u uit te nodigen voor onze evenementen en om anderszins contact te onderhouden

Wij kunnen contactgegevens van bestaande cliënten en andere zakelijke relaties gebruiken om hen op de hoogte te houden van interessante (juridische) ontwikkelingen en evenementen die wij organiseren. 

Om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken omdat dit noodzakelijk ter uitvoering van een wettelijke verplichting die op ons rust. Wij zijn bijvoorbeeld gebonden aan verplichtingen uit de Advocatenwet, de Verordening op de Advocatuur en de Gedragsregels Advocatuur. Daarnaast zijn wij verplicht om financiële gegevens te bewaren op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en moeten wij in sommige gevallen controles uitvoeren in het kader van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT).

Wat is de grondslag voor de gegevensverwerking?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een wettelijke grondslag aanwezig is. Wij zullen uw persoonsgegevens bijvoorbeeld verwerken omdat wij een overeenkomst met u hebben of zullen aangaan. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons rust.

Wij kunnen ook uw persoonsgegevens verwerken omdat wij of onze cliënten daarbij een gerechtvaardigd belang hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer wij onze systemen beveiligen of onze dienstverlening wensen te verbeteren. Onze cliënten kunnen er een gerechtvaardigd belang bij hebben dat wij na- mens hen persoonsgegevens verwerken van wederpartijen en andere contactpersonen. Vanzelfsprekend hechten wij waarde aan uw privacybelang en maken wij altijd vooraf een belangenafweging.

In zeldzame gevallen vragen wij om uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. Dit doen wij bijvoorbeeld wanneer wij u direct marketing berichten of uitnodigingen willen sturen en u (nog) geen cliënt van ons bent. Wij kunnen ook uw toestemming vragen om deel te nemen aan cliënt tevredenheidsonderzoeken. Wanneer wij om uw toestemming vragen, informeren wij u duidelijk waarvoor wij dit vragen. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken, wij verwerken uw persoonsgegevens dan niet verder.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met partijen die namens ons bepaalde diensten uitvoeren en als verwerker namens ons persoonsgegevens verwerken. Wij maken bijvoorbeeld gebruik van een systeem voor urenregistratie en een externe partij voor de hosting van de website en het versturen van nieuwsbrie- ven. Wanneer wij een verwerker inschakelen sluiten wij een verwerkersovereenkomst met deze partij.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook met derden delen die als verwerkingsverantwoordelijke kwalificeren. Wij kunnen bijvoorbeeld gebruik maken van onderaannemers die juridische adviesdiensten leveren, deurwaarders of fiscalisten, die voor hun eigen doeleinden persoonsgegevens verwerken. Deze partijen verwerken uw persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden en daarop zijn hun eigen voorwaarden van toepassing.

Wij kunnen tenslotte uw persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten, rechtbanken en gerechtshoven alsmede met de Raad en de Deken van de Amsterdamse Orde van Advocaten.

Worden uw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Uw persoonsgegevens worden in beginsel uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Dit kan anders zijn wanneer het noodzakelijk is om voor de behandeling van uw dossier een advocaat of adviseur in te schakelen die gevestigd is buiten de EER.

Wij kunnen gebruik maken van e-mail dienstverleners of hosting partijen die buiten de EER zijn gevestigd. Wij zullen in voorkomende gevallen maatregelen nemen de doorgifte van persoonsgegevens te legitimeren, bijvoorbeeld door te controleren of een partij is aangesloten bij het Privacy Shield (bij doorgifte naar de Verenigde Staten) of door een doorgifte overeenkomst te sluiten gebaseerd op de Standard Contractual Clauses.

Zijn uw persoonsgegevens veilig?

Wij hebben verschillende passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Zo beveiligen wij onze systemen en applicaties volgens de geldende standaarden voor informatiebeveiliging. Wij zorgen ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben tot uw persoonsgegevens, die gebonden zijn aan (afgeleide) wettelijke en contractuele geheimhoudingsverplichtingen.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt. De bewaartermijn die wij hanteren is afhankelijk van het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, en of er specifieke wettelijke bewaarplichten op ons rusten.

Wij bewaren onze dossiers standaard tot 5 jaar na de sluiting daarvan. Na deze periode bewaren wij de dossiers in ons archief voor de duur van 20 jaar. Wanneer u reageert op een vacature of wanneer u een open sollicitatie aan ons richt, bewaren wij uw persoonsgegevens 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven zullen wij uw persoonsgegevens ten behoeve van de sollicitatie maximaal 1 jaar bewaren.

Uw rechten als betrokkene

U kunt op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaalde rechten uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens. Zo hebt u het recht tot inzage, rectificatie en verwijdering van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Ook kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens of vragen dit gebruik te beperken. U kunt ons in bepaalde gevallen ook verzoeken om uw persoonsgegevens door te geven aan een nieuwe dienstverlener (een andere advocaat of adviseur).

Wanneer u uw rechten uitoefent, kunt u uw verzoek sturen aan het contactadres in dit Privacy Statement. Geef daarbij duidelijk aan om welke persoonsgegevens het gaat. Wij kunnen u aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Klachten

Als u klachten hebt over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, dan kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in dit Privacy Statement. Wij helpen u graag met het vinden van een oplossing. Indien dat toch niet zou lukken, dan kunt u zich altijd wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Aanpassingen

Wij kunnen dit Privacy Statement van tijd tot tijd aanpassen. Op onze Website publiceren wij altijd de laatste versie van dit Privacy Statement onder vermelding van de datum van de laatste update. Wanneer wij dit Privacy Statement wezenlijk aanpassen en dit de rechten en vrijheden van betrokkenen aanmerkelijk treft, streven wij ernaar om deze betrokkenen direct hierover te informeren.

Laatste update: 13 december 2018.